ישנם לפחות 3 דוחות שבאמצעותם תוכל לקבל את מבוקשך:
א. דוח ארועים בצע סינון על תחום השבוע המבוקש(ע"י בחירת הפרשה וסוג הארועים המבוקשים)
ב. דוח ארועים שנתי
ג .דוח מומלצים לעליה לתורה בו יתקבלו כל החברים להם יש יום זיכרון בשבוע זה.
כן , ניתן להשתמש בתפריט ארועיים אישיים, המציג את הארועים של החבר לשנה הנבחרת, ובעזרת שימוש בכפתור הוסף במסך זה להוסיף "ארוע מיוחד" והוא יופיע תחת הסיבה "ארוע מיוחד" בכל הדוחות שהוזכרו בשאלה הקודמת.
תוכנת הגבאי מאפשרת מעקב אחר כל הפעילות הכספית של בית הכנסת ככלל ושל חברי הקהילה בפרט:
גש לתפריט החברים במסך הראשי של "תוכנת הגבאי" ובחר באייקון ה"מאזניים" כאן
ייחשפו בפניך 4 אפשרויות : זיכוי,חיוב,זיכוי וחיוב יחד ונדבה, מסך עזרה במקום ייתן הרחבה נוספת בנושא
"תוכנת הגבאי" תמשיך לזכור כי ההתחייבות הראשונית היא של 100 שקלים, אבל יחד עם זאת כשתבקש את היתרה של החבר תקבל את התוצאה "יתרת חוב 80 שקלים"
כן , ניתן להשתמש בכלי הסינון המסומן כמשפך במסך הראשי לצורך פילוח החברים ואז לסמן באמצעות העכבר את כל התוצאות או חלקם ,ולהשתמש באייקון (צלמית) המעטפה לשליחת הדוא"ל.
כן , יש לבחור בתפריט "כלים" של תוכנת הגבאי ,לגשת לתפריט "הגדרת רשימת תפוצה" בו ניתן להוסיף הגדרות של רשימת תפוצה , לדוגמא: "ועדת תרבות" , "ועדת בניה".... אח"כ ניתן לשייך חברים לרשימות בהם הם חברים, שימוש בכלי הסינון יאפשר להציג רק חברים השייכים לרשימה אחת או יותר , לבחור אותם ובעזרת האייקון של ה"מעטפה" לשלוח אליהם דוא"ל.
ראשונים יומלצו החברים להם יש ארוע באותו השבוע (יום זכרון, יום נישואין , פרשת בר מצוה) ובהמשך תתקבל רשימה של מומלצים לפי תור בהתאם להגדרת הגבאי .
התפריט ארועים אישיים מפורטים הארועים (ימי זכרון/פרשת בר מצוה/יום נישואין) של החבר לפי תאריך עברי ולועזי ובעזרת כפתור "הוסף ארוע" ניתן להוסיף ארועים חריגים נוספים שיקבלו תזכורת לפני השבת הרלוונטית .
עליך לקלוט את התשלום כהכנסה ממקור חיצוני ולתעד את שם המקור, במקרה זה שם האורח, לבחור בהפקת קבלות את האופציה "קבלות לאחרים" ומהמסך המתקבל לבחור את אותה פעולת התשלום לצורך הפקת הקבלה.
יחד עם התוכנה מסופקת תוכנית שרות הניתנת להפעלה מספריית הגבאי,הפעלתה מבצעת גיבוי לקובץ הנתונים בהתאם לתאריך והשעה בה היא הופעלה.
הפקת אישורי התשלום ב"תוכנת הגבאי" היא כנגד תשלום בפועל, המערכת תנפיק קבלה על סך של 80 שקלים, ותמשיך לזכור כי החבר ביתרת זכות של 8 שקלים.
לכל אדם יש כרטיס חבר עצמאי, כל שעליך לעשות זה ליצור כרטיס חבר עבור האישה ולהגדירה בקטגורית משפחה כ"גרושה" ולסמנה כ"ראש משפחה" ולהגדיר כרטיס חבר נפרד לכל אחד מילדיה כשבקטגוריה משפחה תוכל להגדיר הורים שונים לכל ילד.
תוכל להוסיף את שמות ההורים המאמצים בשדות ההורים שבקטגורית משפחה, ו ב"מבורכים לעליה לתורה" שנמצא בקטגורית משפחה שבכרטיס החבר, תוכל להוסיף את שמות ההורים האמיתיים.
תוכנת הגבאי 5, היא תוכנה חדשה לחלוטין ואינה מסתמכת על הגרסא הישנה שלנו לכן אין מניעה מהשארת התוכנה הקודמת, אבל יחד עם זאת ההמלצה שלנו היא להסיר את התוכנה הישנה לחלוטין ורק לא לשכוח לגבות את קובץ הנתונים מעת לעת.
הרשימה אינה מוגבלת בכמות , והוא יכול לקטלג את הנפטרים כ"חבר" בטבלת תאריכי זיכרון (ראה הרחבה בתפריט עזרה למסך זה)
בכל משפחה יש רק אחד שסומן כראש משפחה,כך שניתן לגשת לאשף הדוחות ולהגיע לכרטיס הסינון ולבקש את מבוקשך (ראה הרחבה במסך עזרה לאשף הדוחות)
תוכל לבחור בתפריט העליון "הנהלת חשבונות" שבפרק "הנהלת חשבונות" בפעולה שנקראת "חיוב פרטני" ולבחור את כולם (או לסמן את מי שאתה רוצה) ולבצע את החיוב (אם או בלי התחשבות באחוזי הנחה, כפי שהוגדר בכרטיס החבר)
כן, הפעל את פרק הנהלת חשבונות ובחר מהתפריט העליון "העברות בין קופות" בחר את קופת המקור (המרכזית שלך) ובחר את קופת היעד (אחד מחשבונות הבנק) ובזה תמה הפעולה!.
הרשיון נמכר לבית הכנסת ולא לגבאי ספציפי, ולכן אין מגבלה על כמות הגבאים שתעבוד עם תוכנת הגבאי
. לגבאים המחוברים ברשת מוצע לרכוש את רשיון גרסאת הרשת של תוכנת הגבאי ולעבודה במקביל וביחד